Simplify, Leeds City Council optimise their print service using Canon document solutions

Gradsko vijeće Leedsa: postajemo najbolji, uz manje sredstava

Izazov

Pružajući važne usluge podrške za 700.000 građana, gradsko vijeće Leedsa veličinom je druga gradska vlast u Ujedinjenom Kraljevstvu. Želi biti najbolja – po pitanju kvalitete usluga koje pruža i načina na koji ih pruža. U vremenu koje zahtijeva uštede i smanjenje potrošnje javnog sektora, to je izazovan cilj.

Osim želje za povećanjem produktivnosti te smanjenjem troškova ispisivanja i otpada, Vijeće je odlučilo i promijeniti pristup ljudi javnim uslugama. Helena Phillips, voditeljica odjela zajedničkih usluga, to je objasnila ovako: "Komunikacija se sve više odvija digitalnim kanalima, tako da je izazov s kojim se suočavamo nadogradnja usluga unutar proračuna koji se stalno smanjuje".

"Prioritet nam je bio implementirati pametno rješenje za ispisivanje koje bi Vijeću uštedjelo vrijeme i novac."

Simplify, Leeds City Council boost productivity through Canon’s printing and document management solutions

Što se tiče područja neučinkovitosti, glavni kandidat Vijeća bila je usluga za ispisivanje. Ispisivanje je središnja IT funkcija za 12500 zaposlenika, ali bilo je teško upravljati i održavati asortiman umreženih i samostalnih uređaja. Voditeljica odjela za upravljanje ispisom, Kirsty McCarthy, prisjeća se, "Moj je tim dane provodio uklanjajući pogreške i smetnje u radu. Prioritet nam je bio implementirati pametno rješenje koje bi Vijeću uštedjelo vrijeme i novac".

Rješenje tvrtke Canon

Kroz blisku suradnju s Vijećem, tvrtka Canon razvila je rješenje za ispisivanje na razini organizacije, PrintSmart. Ono se sastojalo do 850 naprednih višenamjenskih uređaja (MFD), crno-bijelih i u boji, uključujući i integrirano rješenje za faksiranje, u sklopu jedinstvenog sustava za upravljanje.

"Umjesto uloge dobavljača, tvrtka Canon je preuzela onu strateškog partnera."

Kako bi Vijeću pomogla da PrintSmart implementira u roku od svega šest mjeseci, tvrtka Canon organizirala je online i video vodič, uključujući i program obuke za "superkorisnike" kako bi djelatnicima Vijeća približila poboljšani sustav. Voditelj odjela za pružanje usluga i infrastrukturu, Andrew Byrom, rekao je sljedeće: "Umjesto uloge dobavljača, tvrtka Canon je preuzela onu strateškog partnera. Članovi tima bili su sasvim posvećeni zadatku i svakodnevno su se trudili – posebno za vrijeme zahtjevne tranzicijske faze. Tehnologija je bila toliko dobra i jednostavna da su je ljudi lako prihvatili".

Prednosti

PrintSmart je pokazao trenutni financijski učinak – čime je Vijeću uštedio približno 30 % vrijednosti od prošlogodišnjeg ugovora, od preko 400 tisuća funti. Time što su asortiman svojih pisača zamijenili manjom količinom cijenom prihvatljivijih MFD-ova, broj uređaja smanjen je za 39 % – što je dovelo do smanjenja u količini ispisa od 25 % u prvoj godini. Ekološke uštede bile su podjednako impresivne. Uz procijenjenu uštedu od 1 007 318 kg stakleničkih plinova i 18 139 stabala u prvih 12 mjeseci, Leeds je na putu da postane čišći grad.

"Poboljšanje je dramatično. Male promjene poput vidljivosti redova čekanja na ispis i pojedinačni pristup putem PIN-a znače kako nećete ostati bez dokumenata te će vam uštedjeti vrijeme."

Drastično je povećana produktivnost – Jo Miklo, voditeljica odjela poslovne administracije, objašnjava: "Poboljšanje je dramatično. Male promjene poput vidljivosti redova čekanja na ispis i pojedinačni pristup putem PIN-a znače kako nećete ostati bez dokumenata te će vam uštedjeti vrijeme. Jednostavne mogućnosti skeniranja podataka omogućavaju nam da brže reagiramo na zahtjeve građana". Prekidi rada praktički su eliminirani, a Andrew Byrom smatra kako je najjasniji znak uspješnosti taj što u zadnjih nekoliko mjeseci nije dobio nijednu pritužbu.

Drastično je povećana i sigurnost podataka. Primjerice, napredno rješenje za faksiranje koje koristimo za razmjenu informacija s bolnicama i školama, jamči sigurno rukovanje osjetljivim podacima. Nove mjere poput pojedinačnog pristupa putem PIN-a i automatskog brisanja zadataka ispisa nakon 24 sata rezultirale su značajnim poboljšanjima u tom području.

Digitalno vijeće

Uz pomoć tvrtke Canon, Andrew Byrom planira smanjiti količinu ispisa gradskog vijeća za dodatnih pet posto svake godine. Njegov će se tim granularnim podatkovnim izvješćima sustava fokusirati na odjele u kojima uoče rastrošno ispisivanje, podučavajući zaposlenike kako smanjiti upotrebu pisača. Cilj nove infrastrukture za ispisivanje jest osigurati dugoročni povrat od investicije, tako da se Vijeće može fokusirati na druga područja koja treba poboljšati i u kojima treba ostvariti uštede.

Simplify, Leeds City Council cut costs and waste, using plug and play technology from Canon

"Analizom našeg poslovanja, tvrtka Canon pomogla nam je da pružimo kvalitetniju uslugu građanima Leedsa."

Uspjeh rješenja PrintSmart u Vijeću je interno prepoznat kao ogledni primjer toga kako bi trebalo implementirati velike korporativne projekte. Helena Phillips smatra sljedeće, "PrintSmart je otežavajuće okolnosti ispisivanja pretvorio u nezamjenjiv alat u digitalnom dobu. Analizom našeg poslovanja, tvrtka Canon pomogla nam je da pružimo kvalitetniju uslugu građanima Leedsa".

Saznajte više

Obratite nam se

Otkrijte kako vam možemo pomoći da pojednostavite svoje poslovanje

Saznajte više