Automatizacija nije novi fenomen. Vođeni potrebom za većom produktivnošću, ljudi su osmislili tehnologije za izvršavanje zadataka bez pomoći. Stoljećima, od parnih tkalačkih strojeva do pokretnih traka za sastavljanje automobila, automatizacija je pomogla osloboditi zaposlenike svakodnevnih i ponavljajućih zadataka kako bi radna mjesta postala učinkovitija ¹.

No u uredskom radu automatizacija se razlikuje. Radnici koji posjeduju znanje dodaju vrijednost stvaranjem i dijeljenjem informacija – ako to mogu raditi učinkovitije, znatno se povećava konkurentnost.

Nedavno smo proveli istraživanje o tome kako se procesi na radnom mjestu mijenjaju, uključujući način na koji organizacije upravljaju dokumentima i informacijama, i saznali smo da organizacije sada počinju primjenjivati automatizaciju na različite načine. To je pak donijelo prednosti koje daleko nadilaze učinkovitost, kao što su poboljšanje korisničkog iskustva i održavanje sigurnosti i sukladnosti.

Međutim, vidjeli smo i da mnoge tvrtke imaju poteškoće u prelasku s osnovnih oblika automatizacije na napredne. Stoga smo se zapitali: zašto?

Iako je automatizacija već prije pandemije bila industrija koja se brzo razvijala, posljednjih nekoliko godina došlo je do povećanja njezine upotrebe, pri čemu je globalno tržište automatizacije poslovnih procesa poraslo s 5,1 milijardi USD 2016. godine na 12,7 milijardi USD 2021. godine ². Pandemija je ubrzala taj proces zato što je natjerala mnoge tvrtke na digitalizaciju velikih područja svojih operacija³. Zapravo, prema tvrtki McKinsey, usvajanje tehnologije odvijalo se oko 25 puta brže nego prije pandemije ⁴.

Rezultat? Tvrtke su znatno napredovale u automatizaciji prethodno zanemarenih poslovnih funkcija, kao što su korisnička podrška, ljudski potencijali i obrada računa, koje podrazumijevaju ponavljajuće procese koji su prikladni za automatizaciju, čak i ako mnoge organizacije tome prije nisu mogle dati prednost.

McKinsey je također utvrdio da je ovaj napredak doveo do promjene stavova od upotrebe automatizacije za smanjenje troškova do postizanja konkurentne prednosti⁵. Kako automatizacija postaje sve naprednija i kako se primjenjuje na složenije poslovne procese, ona pruža više strateških prednosti.

Naše istraživanje uključivalo je ispitivanje donositelja odluka u IT sektoru o njihovim iskustvima s automatizacijom. Prema njihovim odgovorima identificirali smo tri ključna područja na kojima su dosljedno vidjeli prednosti:

Produktivnost je jedna od prednosti koja se najčešće pripisuje automatizaciji, a naše istraživanje je to potvrdilo. 37 % donositelja odluka u IT sektoru izjavilo je da omogućuje timovima učinkovitiji rad, što je čini glavnom prednošću.

32 % donositelja odluka u IT sektoru utvrdilo je da je njihovo ulaganje u automatizaciju olakšalo upravljanje sukladnošću i zaštitu važnih informacija.

34 % donositelja odluka u IT sektoru s kojima smo razgovarali izjavilo je da im je automatizacija pomogla poboljšati korisničko iskustvo – jedna od tri glavne prednosti.

Jasno je da su donositelji odluka u IT sektoru zadovoljni automatizacijom koju imaju. No postoje li područja u kojima bi mogli ići dalje kako bi svojim organizacijama osigurali još veću korist od automatizacije?

Zaštita podataka stalna je briga za donositelje odluka u IT sektoru, a uz sve veće virtualne i hibridne načine rada organizacije teže prate ponašanje zaposlenika. 36 % donositelja odluka u IT sektoru izjavilo je da ili znaju ili vjeruju da zaposlenici ne poštuju procese sukladnosti – stoga ne iznenađuje da već ulažu u tehnologiju upravljanja digitalnim dokumentima kako bi stekli bolju vidljivost i kontrolu protoka informacija kroz organizaciju.

Na primjer, 53 % donositelja odluka u IT sektoru ima automatska prava pristupa, čime se osigurava da neovlašteni zaposlenici ne mogu pristupiti osjetljivim dokumentima. 51 % automatski primjenjuje vremenske okvire za pohranu kako bi se osiguralo brisanje osjetljivih dokumenata u skladu s OUZP-om.

S obzirom na sve navedeno, oko polovice donositelja odluka u IT sektoru izjavilo je da su uveli neku od potencijalnih mogućnosti upravljanja digitalnim dokumentima o kojima smo pitali.

Kad smo razmotrili složenije implementacije koje obuhvaćaju cijele tijekove poslovnog procesa, shvatili smo da donositelji odluka u IT sektoru znatno manje usvajaju tu fazu automatizacije. Važno je napomenuti da su to najutjecajnije vrste automatizacije koje mogu transformirati iskustvo zaposlenika i klijenata.

Na primjer, samo 29 % donositelja odluka u IT sektoru automatiziralo je komunikaciju s klijentima – a samo 30 % moglo je pružiti automatska ažuriranja statusa za kupce i klijente.

Dakle, što ide krivo – i kako donositelji odluka u IT sektoru mogu premostiti jaz kako ne bi zaostali?

Uvođenje automatizacije tijeka poslovnog procesa jednostavno je složenije. No, tijekom našeg istraživanja postalo je jasno da se implementacija tako široke automatizacije može učiniti zastrašujućom iz još jednog posebnog razloga – problemi kompatibilnosti između nove i postojeće tehnologije. Zato, kada donositelji odluka u IT sektoru biraju novu tehnologiju, navode kompatibilnost s postojećom IT infrastrukturom svoje organizacije kao glavnu stavku za razmatranje.

Budući da organizacije rade sa sve složenijim tehnološkim ekosustavima, ne iznenađuje da ažuriranja i inovacije nisu jednostavni. Naše istraživanje pokazalo je da je 27 % donositelja odluka u IT sektoru iskusilo kašnjenja tijekom posljednje velike implementacije tehnologije, a 23 % je instaliralo tehnologiju i utvrdilo da funkcije ne odgovaraju svrsi. Ono što je trebalo učiniti tvrtku učinkovitijom u upravljanju informacijama može, ako se njime nepravilno rukuje, imati suprotan učinak.

U mnogim slučajevima, odabir pravog partnera tijekom implementacije nove tehnologije čini razliku između uspjeha i neuspjeha. Naše istraživanje pokazalo je da suradnja s pogrešnim partnerom može pogoršati izazove kompatibilnosti. Zato odabir partnera s iskustvom u integraciji i organizaciji rješenja može pomoći donositeljima odluka u IT sektoru da smanje smetnje i neizvjesnost.

Vidjeli smo da povećanje njihove digitalne zrelosti omogućuje tvrtkama izgraditi elemente koji će ih učiniti agilnijima. Automatizacija je temeljni dio tog putovanja, poboljšavajući iskustvo i zaposlenika i klijenata te pružajući donositeljima odluka u IT sektoru kontrolu i vidljivost informacija u njihovim organizacijama veću nego ikada prije.

No kako bi se automatizacija maksimalno iskoristila, tvrtke moraju biti spremne izraditi plan za rast koji zaobilazi blokade kompatibilnosti. Pronalaženjem pravog partnera, taj kontinuirani pomak ka automatiziranoj budućnosti postaje mnogo manje zastrašujući.

Preuzmite naše izvješće sada kako biste otkrili izazove s kojima se donositelji odluka u IT sektoru danas suočavaju, kakva je digitalna zrelost vaše tvrtke u odnosu na druge i u koja područja možete uložiti kako biste osmislili praktičnu strategiju automatizacije.