Naša četiri glavna savjeta za besprijekorno uvođenje tehnologije za upravljanje informacijama

Jedna je stvar odluka o ulaganju u novu tehnologiju radi poboljšanja protoka informacija u cijeloj organizaciji. No sasvim je druga stvar uspješno uvođenje uz minimalne prekide u radu i održavanje niskih troškova.

Važno je to učiniti pravilno jer katastrofalne implementacije tehnologija završe na naslovnicama – bilo da je to napušteni NHS-ov sustav zdravstvenih kartona pacijenata opisan kao „najveći neuspjeh IT sektora ikad viđen”¹ ili propali sustav automatizacije skladišta tvrtke Sainsbury’s od kojeg se kasnije odustalo uz gubitak 150 milijuna funti².

U našem novom istraživanju ispitali smo na tisuće donositelja odluka u IT sektoru kako bismo razumjeli kako se poslovni procesi razvijaju. Pokazalo se da je tijekom implementacije novih tehnologija kompatibilnost s postojećom arhitekturom bila najveći izazov donositeljima odluka u IT sektoru.

Ta pitanja mogu biti kobna za projekt novih tehnologija u trenutku kada mnoga poduzeća žele postati digitalno zrelija. Čak smo otkrili da je 10 % ispitanika bilo prisiljeno potpuno odustati od implementacije u posljednjih nekoliko godina.

U ovom ćemo članku iznijeti četiri područja koja donositelji odluka u IT sektoru trebaju uzeti u obzir prilikom implementacije nove tehnologije. Pravilno iskorištavanje tih elemenata prilika je za lakše i uspješnije uvođenje kako bi poduzeća mogla osjetiti prednosti novih sustava.

U okviru našeg istraživanja za izvješće ispitali smo donositelje odluka u IT sektoru o izazovima s kojima su se suočili posljednji put kad su provodili stratešku implementaciju tehnologije. Integracija s postojećom IT strukturom bila je najčešće navođeni problem u 28 % slučajeva.

Zato je, kad donositelji odluka u IT sektoru razmatraju nova ulaganja, kompatibilnost također najvažniji čimbenik u postupku nabave – čak i više od mogućnosti same tehnologije.

Međutim, s obzirom na vrijeme, troškove i izazove povezane s uvođenjem potpuno novih rješenja, naš je savjet da strateški pristupite nabavi i prednost date prilagodljivim tehnologijama koje vam omogućuju dodavanje novih mogućnosti kako se poslovanje razvija, bez velikih novih implementacija.

Ispitali smo donositelje odluka u IT sektoru o razini podrške koju su imali u posljednjoj velikoj implementaciji tehnologije. 61 % ispitanika izjavilo je da su u određenoj mjeri upotrebljavali dobavljača treće strane.

Zanimljivo je da poduzeća imaju različite pristupe kad traže pomoć izvana. 34 % traži osnovnu razinu podrške koja im daje samopouzdanje za samostalno upravljanje tim zadatkom. 35 % traži suradničko partnerstvo u kojem se odgovornost za projekt dijeli. I na kraju, 30 % donositelja odluka u IT sektoru radije surađuje s partnerom koji preuzima punu odgovornost za projekt od početka do kraja.

To uvelike ovisi o potrebama i mogućnostima organizacije. Velike organizacije s više od 5000 zaposlenika prije će odabrati punu suradnju, što ne iznenađuje s obzirom na složenost implementacije nove tehnologije u poduzećima te veličine.

Glavni je zaključak da ne postoji univerzalno rješenje za svaku strategiju – svako poduzeće mora uzeti u obzir vlastite prednosti i slabosti prije pozivanja vanjske podrške.

Pravi izbor za vas ovisi o prioritetima vaše organizacije.

Na primjer, naše istraživanje pokazalo je da su poduzeća koja su posljednjom velikom implementacijom tehnologije upravljala interno imala najmanje problema s kompatibilnošću i kašnjenjem – dakle, ako je brzina vaš najvažniji prioritet, onda bi to mogla biti najbolja opcija. Međutim, s tim dolazi i manja tekuća podrška. Naime, petina je smatrala da nije bilo dovoljno komunikacije s dobavljačima, a svako sedmo poduzeće nije imalo dovoljno postprodajne podrške.

Oni donositelji odluka u IT sektoru koji su se odlučili za punu suradnju s trećom stranom imali su manje šanse za suočavanje s izazovima (21 %). Odabir ove opcije također je značio bolju postprodajnu podršku i komunikaciju i, što je najvažnije, samo je 5 % moralo odustati od projekta – gotovo upola manje nego kod interne implementacije. Jedna od mana na koju je ukazalo naše istraživanje bio je mali porast u problemima funkcionalnosti.

Jasno je da bi pokušaj mješovitog pristupa podršci, tako da treća strana bude odgovorna za početak implementacije, a zatim da se implementacija rješava interno ili obrnuto, mogao izazvati probleme. Više od 90 % donositelja odluka u IT sektoru koji su odabrali tu opciju navelo je izazove, a još veći postotak bio je prisiljen odustati od projekta. Taj pristup doveo je i do viših stopa problema kao što su tehnologija koja nije prikladna za upotrebu ili mali broj zaposlenika koji su prihvatili nove sustave.

Ono što je očito svim donositeljima odluka u IT sektoru koji su se suočili s tim izazovima jest to da nisu svi partneri jednaki.

Odabir pravog partnera za veliku implementaciju tehnologije nije laka odluka. Mnogo toga ovisi o tome.

Dobar partner može surađivati s donositeljima odluka u IT sektoru i različitim poslovnim linijama kako bi ublažio neke od rizika za kompatibilnost i rokove povezanih s velikim i složenim projektima. Ali vrijedi i suprotno. Kao što smo vidjeli, problemi s kompatibilnošću i kašnjenja mogu se zapravo pogoršati punom suradnjom.

Što nam to govori? Ključno je da donositelji odluka u IT sektoru surađuju s partnerom stručnim u dubokoj integraciji rješenja koji posjeduje znanje o tehnologiji koju žele uvesti. Budući partneri moraju moći skladno posložiti razna rješenja kako bi radila ujednačeno.

Uspješna implementacija zahtijeva i dubinsko razumijevanje poslovnih procesa, posebice načina na koji se dokumenti i informacije obrađuju u organizaciji, kako bi se uklonila mogućnost bilo kakvih razilaženja.

U konačnici, najbolji partner trebao bi stvoriti samopouzdanje kod donositelja odluka u IT sektoru kako bi se u potpunosti mogli posvetiti automatiziranoj budućnosti te iskoristiti prednosti poboljšane sigurnosti i sukladnosti, povećane produktivnosti i izvanrednog korisničkog iskustva.

Nema brzih rješenja za jednostavnu implementaciju nove tehnologije. To je samo po sebi izazovan proces, s problemima kompatibilnosti koji izazivaju stalnu zabrinutost.

No poduzeća koja su već digitalno zrelija, s kulturom tvrtke koja prihvaća novu tehnologiju i nove ideje, imaju što im je potrebno za uspjeh. A ako donositelji odluka u IT sektoru planiraju u budućnosti osigurati potrebnu podršku i pronaći partnera koji može pružiti odgovarajuću podršku, imat će najbolju moguću priliku za uspješno uvođenje koje će biti temelj za korist cijeloj organizaciji u nadolazećim godinama.

U tvrtki Canon imamo više od 30 godina iskustva s inženjerstvom poslovnih procesa te implementacijom rješenja i upravljanjem njima. Već smo podržali više od 2700 klijenata diljem Europe i poboljšali njihovo upravljanje informacijama. Specijalizirani smo za hiperautomatizaciju tijekova poslovnog procesa i upravljanje digitalnim dokumentima, stoga gdje god se nalazili na putu upravljanja informacijama, spremni smo vam pomoći pri prelasku na sljedeću fazu.

Preuzmite naše izvješće sada kako biste saznali više o uobičajenim zamkama s kojima se suočavaju poduzeća tijekom uvođenja tehnologija te kako organizacije iskorištavaju tehnologije poput automatizacije za bolje upravljanje informacijama.