Zatrpanost podacima: zašto financijski timovi trebaju razmisliti o upravljanju informacijama

Budući da je digitalna transformacija preoblikovala mnoga poslovna područja, financijske operacije – naročito fakturiranje – često zaostaju. Ručni unos podataka, fragmentirani postupci odobravanja i loša integracija sustava i dalje su značajne zapreke. Rukovoditelji financija prepoznaju prednosti automatizacije, ali provedba je i dalje nedosljedna, a mnogi timovi samo djelomično automatiziraju svoje radne procese.

U najnovijem izvješću o trendovima automatizacije fakturiranja¹ utvrđeno je da iako većina tvrtki prepoznaje potrebu za automatizacijom, 74 % i dalje radi samo s djelomično automatiziranim procesima fakturiranja. To se mora promijeniti. Financijske timove može demoralizirati kad veći dio radnog tjedna troše na administraciju. Rukovoditelji financija moraju pokazati da odjel nije samo troškovni centar, već je od ključne važnosti za pametno planiranje, strategiju i donošenje odluka na temelju podataka na najvišim razinama poslovanja.

Više od petine timova za fakturiranje zaostaje nekoliko mjeseci u obradi faktura², što je važno jer je u današnjem nestabilnom poslovnom okruženju znati koliko novca tvrtka duguje – i kada ga treba isplatiti – ključno za financijsku fleksibilnost. U nesigurnim vremenima tvrtke s niskom vidljivošću protoka novca možda neće moći reagirati na promjene na tržištu i mogle bi naići na poteškoće u pristupu kreditu po povoljnim uvjetima³.

Rukovoditelji financija imat će dalekosežne strateške koristi od prelaska na prvenstveno digitalne financije, kao što su jača sukladnost i smanjeni troškovi, a istovremeno će svojim visokokvalificiranim stručnjacima za financije omogućiti da rade na dugoročnom planiranju veće vrijednosti umjesto na ručnom unosu podataka.

Tvrtke koje i dalje ručno upravljaju financijama nailaze na neučinkovitosti u svakoj fazi. Fakture dolaze u više oblika – neke su digitalne, neke još papirnate – što prije obrade zahtijeva ručni unos podataka. Radni procesi odobrenja često su spori i fragmentirani, što dovodi do kašnjenja, propuštenih plaćanja i napetih odnosa s dobavljačima. A ti su izazovi često samo početak.

Prema izvješću o trendovima fakturiranja, 60 % faktura i dalje je ručno uneseno u ERP ili računovodstvene sustave, a 52 % stručnjaka za fakturiranje provodi više od deset sati tjedno na obradi faktura. Te neučinkovitosti troše vrijeme i stvaraju znatan stres za financijske timove – 64 % ispitanika navelo je loše procese kao najveći izazov.

Sukladnost također postaje složenija. Prema nekim istraživanjima, regulatorne novčane kazne u područjima koja se odnose na provjeravanje identiteta klijenata (KYC) i upravljanje životnim ciklusom klijenata (CLM) porasle su za 53 % posljednjih godina⁴. Bez strukturiranih informacija i postupaka upravljanja financijama za rješavanje promjenjivih regulatornih okruženja, tvrtke se izlažu nepotrebnim rizicima za financije i ugled.

Međutim, napreduju organizacije koje su usvojile modernu tehnologiju unutar odjela financija. Tvrtka Ardent Partners⁵ u istraživanju je utvrdila da najbolja automatizacija fakturiranja štedi 79,5 % troškova obrade faktura i zahtijeva trećinu manje zaposlenika za upravljanje radnim procesima fakturiranja u odnosu na prosječne izvođače.

Voditelji financija znaju koji su izvori problema. Ali njihovo svladavanje zahtijeva više od sustava u manjim koracima i poboljšanja procesa. Zahtijeva temeljnu promjenu u načinu upravljanja financijskim informacijama, pristupa njima i njihove obrade. Ukratko, potrebno je pametnije upravljanje informacijama.

Organizacije koje moderniziraju svoj pristup upravljanju informacijama mogu ubirati plodove transformacije. Ali kako to izgleda u praksi?

Tvrtke moraju digitalizirati financijske radne procese, automatizirati odobrenja faktura i centralizirati financijske dokumente. Tako će dobiti veću kontrolu, smanjiti troškove i osloboditi financijske timove od svakodnevnih procesa kako bi se usredotočili na bitnije zadatke.

Jedan je od najupečatljivijih učinaka brzina obrade faktura. Istraživanje tvrtke Ardent pokazuje da tvrtke koje primjenjuju proces automatizacije obrađuju fakture 81 % brže, čime se prosječno vrijeme ciklusa faktura smanjuje s više od 10 na samo 3 dana i stvaraju se visokoučinkoviti odjeli financija.

Osim operativne učinkovitosti, strukturirani pristup upravljanja informacijama također poboljšava financijsku točnost i vidljivost. Ispitivanjem trendova u automatizaciji fakturiranja utvrđeno je da organizacije s potpuno digitalnim radnim procesima fakturiranja smanjuju pogreške u obradi za 73 % i poboljšavaju preciznost financijskog izvješćivanja za 40 %. Takva razina precizne transparentnosti voditeljima financija omogućuje donošenje odluka na temelju podataka, optimizaciju radnog kapitala i jačanje financijske kontrole.

Mnogim financijskim timovima prijelaz na potpuno digitaliziran, automatiziran financijski radni proces može izgledati kao zatrašujuć izazov. Prelazak s ručnih procesa i starijih sustava zahtijeva više od odabira prave tehnologije – zahtijeva strukturiran, fazni pristup koji se usklađuje s poslovnim ciljevima, smanjuje rizik i osigurava jednostavno usvajanje.

Prelazak na digitalno zrelu financijsku funkciju neće se dogoditi u jednom danu. Ipak, financijski timovi postupnim praćenjem plana mogu smanjiti prekide, ubrzati povrat ulaganja i stvoriti temelj za dugoročni uspjeh.

• 1. korak: utvrđivanje neučinkovitosti u financijama i fakturiranju
Prije provedbe tehnologije tvrtke bi trebale provjeriti postojeće radne procese i aktivnosti te mapirati neučinkovitosti kao što su spora odobrenja, ručni unos podataka i loša vidljivost financijskih poslova.

• 2. korak: odabir pravih rješenja i pružatelja usluga
Organizacije trebaju prioritizirati rješenja i pružatelje usluga koji najbolje odgovaraju njihovim internim izazovima. Uobičajene su početne točke područja kao što su obrada faktura, automatizacija upravljanja ugovorima i rješenja digitalnih prostora za poštu. Pružatelji rješenja s iskustvom u tim područjima ne samo da automatiziraju ključne financijske procese, nego mogu i obično ponuditi integraciju s ERP i financijskim sustavima radi pružanja ključnog pristupa financijskim podacima u stvarnom vremenu u cijeloj tvrtki.

• 3. korak: provedba u fazama
Najuspješnije digitalne transformacije često započinju u područjima visokog utjecaja. Mnoge tvrtke počinju automatizacijom radnih procesa snimanja i odobravanja faktura, a zatim se šire na druga područja. Taj fazni pristup osigurava lak prijelaz i brz povrat ulaganja.

• 4. korak: obučavanje timova i poticanje upravljanja promjenama
Automatizacija financija učinkovita je samo koliko i timovi koji je primjenjuju. Udruga za inteligentno upravljanje informacijama (AIM)⁶ izjavila je da poduzeća koja ulažu u strukturiranu obuku i upravljanje promjenama imaju 25 % veću stopu uspjeha u usvajanju sustava. Stoga je osiguravanje da financijski timovi u potpunosti razumiju i prihvate digitalne radne procese od ključne važnosti za dugoročan uspjeh.

• 5. korak: praćenje, optimizacija i skaliranje
Uz pomoć analitičkih upravljačkih ploča u stvarnom vremenu, financijski timovi mogu pratiti poboljšanja u ciklusima faktura, smanjenju pogrešaka i razini sukladnosti. Ti podaci o radnim rezultatima dodatno poboljšavaju radne procese i osiguravaju kontinuirana poboljšanja procesa tijekom vremena.

Prelazak na pametnije upravljanje informacijama za financijske timove nije samo pitanje učinkovitosti, nego otpornosti, kontrole i mogućnosti prilagodbe sve složenijem financijskom okruženju. Dok tvrtke nastavljaju sa skaliranjem, ručni radni procesi, raspršena financijska evidencija i rizici povezani sa sukladnošću jednostavno nisu održivi.

Vrijeme je da financije zauzmu svoje mjesto na vrhu stola. Gdje god se donosi važna poslovna odluka, voditelji financija koji razmišljaju progresivno ponudit će uvide na temelju podataka i strateške savjete, čime će pokazati da njihova vrijednost prelazi granice pružanja jednostavnih računovodstvenih usluga.