Novi pogled na produktivnost, sigurnost i učinkovitost koju pokreće računalni oblak za današnje uredske radnike

Pojava hibridnog rada pokrenula je tihu revoluciju u mnogim tvrtkama. Zaposlenici danas često rade s više lokacija, uključujući ured, dom, dijeljene radne prostore, pa čak i dok putuju i upotrebljavaju mobilne uređaje.

U kombinaciji s gotovo univerzalnim prihvaćanjem rješenja u oblaku i povećanjem digitalizacije i automatizacije, zaposlenici sada imaju neusporedive mogućnosti obrade dokumenata na načine koji im odgovaraju.

Mogućnost ispisivanja na različitim uređajima i različitim lokacijama te sigurnog skeniranja povjerljivih dokumenata presudna je za učinkovite poslovne procese i omogućuje učinkovito spremanje, dohvaćanje i arhiviranje dokumenata bez narušavanja sigurnosti informacija.

Kao tržišni predvodnik u upravljanju ispisivanjem i dokumentima, svjesni smo da uredski radnici ne iskorištavaju uvijek i potpuno prednosti postojećih rješenja u oblaku svojih organizacija za ispitivanje i skeniranje, a isto vrijedi i za upotrebu svih mogućnosti uređaja za ispisivanje i skeniranje. To znači da se ulaganja tvrtki u tehnologiju oblaka ne iskorištavaju do kraja.

Jednostavnim promjenama načina na koji pojedinci ispisuju i skeniraju može se povećati produktivnost, čime se štedi vrijeme na mukotrpnim i ponavljajućim zadacima, a istovremeno se poboljšava sigurnost informacija i dokumenata. Ako postanete učinkovitija organizacija, to može potaknuti i napredak prema ciljevima održivosti.

Prepoznajete li neke od ovih izazova?

• Morate redovito putovati u ured kako biste ispisivali dokumente ili isporučili važne obrasce za obradu.
• Dokumente morate poslati na svoju adresu e-pošte, a zatim ih podijeliti s kolegama kao privitke ili su dokumenti s vama podijeljeni na isti način.
• Na svom računalu morate pohraniti potencijalno povjerljive dokumente, poput životopisa ili ugovora.
• Mučite se s pronalaskom dokumenta, pokušavate se sjetiti kako ste ga imenovali ili gdje ste ga spremili.
• Nalazite se u situaciji da morate skenirate hrpe dokumenata upotrebljavajući uobičajenu funkciju skeniranja na višefunkcijskom uredskom pisaču, a zatim ih morate ručno odvojiti i imenovati za svojim radnim stolom.

Skeniranje u oblak trenutno poboljšava upravljanje dokumentima jer se dokumenti automatski prenose na središnju lokaciju pohrane u oblaku. Time se olakšava traženje informacija, pristupanje njima i njihovo dohvaćanje te poboljšava suradnja jer timovi mogu lako pristupati skeniranim dokumentima i dijeliti ih s bilo kojeg mjesta na kojem rade.

Dodatna izvješća pokazuju da zaposlenici mogu potrošiti do dva sata dnevno tražeći informacije, a više od 76 % priznaje da zadržava lokalne kopije svojih dokumenata, čime se onemogućuje suradnja.

Budući da digitalizacija smanjuje upotrebu papira, također pomaže organizacijama da postanu održivije i istovremeno uštede na papiru, ispisivanju i fizičkoj pohrani.

Konačno, lokalno spremanje osjetljivih dokumenata i njihovo dijeljenje putem e-pošte može imati potencijalno katastrofalne posljedice za organizaciju ako je zaštita ugrožena jer je više kopija dokumenata raspršeno na raznim uređajima na različitim lokacijama.

Kako bismo riješili te probleme, naši kombinirani i nagrađivani višefunkcijski uređaji omogućeni za rad u oblaku tvrtke Canon te vodeća rješenja za povezivanje s računalnim oblakom nude besprijekornu integraciju sa svim popularnim rješenjima za pohranu u oblaku koja tvrtke danas upotrebljavaju, uključujući Microsoftove OneDrive for Business, SharePoint i Teams te Google Workspace i Dropbox.

Rješenja tvrtke Canon za povezivanje s računalnim oblakom zadovoljavaju širok raspon potreba na radnom mjestu i podržavaju produktivnije ispisivanje i skeniranje, od pojedinačnih korisnika do velikih poduzeća:

• Canon Cloud Connector
• Osnovno rješenje za manje organizacije koje omogućuje ispisivanje i skeniranje u oblaku uz minimalne IT resurse.
• uniFLOW Essentials
• Za klijente kojima je potreban siguran ispis te dodatne značajke upravljanja dokumentima kao što su računovodstvo, centralizirani uređaji i upravljanje korisnicima.
• uniFLOW Online
• Prilagodljivo rješenje za ispisivanje i skeniranje temeljeno na računalnom oblaku koje pruža besprijekoran hibridni rad, širi izbor uređaja i podršku za više dobavljača. Osim toga, omogućuje napredne opcije skeniranja, uključujući skeniranje serije više dokumenata te spremanje i indeksiranje dokumenata za daljnju obradu na temelju podataka koje sadrže. Naposljetku, ne postoji jedno rješenje za povezivanje s oblakom koje odgovara svima. Ovisi o individualnim potrebama vaše organizacije. Koje tijekove poslovnog procesa imate? Koliko je velika vaša organizacija? Kako izgleda vaš hibridni rad? Bilo da je riječ o uređajima, rješenjima ili uslugama za ispisivanje i skeniranje u oblaku, portfelj usluga digitalne transformacije tvrtke Canon može vam pomoći da najbolje iskoristite postojeća ulaganja, uključujući omiljeno rješenje za pohranu u oblaku, kako biste oslobodili produktivnost i unaprijedili sigurnost informacija u cijeloj organizaciji.