Što je upravljanje dokumentima?

Gdje vaši zaposleni pohranjuju dokumente i kako se snalaze prilikom traženja tih dokumenata?

• Windows struktura mape - dobra, logična struktura, ali različiti ljudi je koriste na različite načine, ovisno o osobnim sklonostima
• Pretinac za elektronsku poštu – ponovo s personaliziranom strukturom mape, koja je često različita od strukture Windows mape.
• Ormari za arhiviranje dokumenata. Oni mogu biti za jednu osobu, ili posebno ustrojeni za odjel ili čitavu tvrtku; čak i tada, njihova struktura često se razlikuje ovisno o djelatnicima ili odjelima koji ih koriste. –
• USB memorije koje možemo koristiti za arhiviranje rezervnih kopija osobnih dokumenata ili za premještanje dokumenata na druga mjesta za pohranu.

Često se koriste sva četiri načina pohranjivanja, a svaki posjeduje jedan dio informacije—koji može ali ne mora biti ažuran. Kao posljedica toga, postoji velika opasnost da se dokumenti izgube, da budu izloženi neovlaštenom pristupu, ukradeni i uništeni.

Postoje dva glavna izvora problema:

• Hijerarhijska struktura u obliku stabla. Iako je to jasan i logičan način čuvanja dokumenata, svaka hijerarhija je različita jer ljudi imaju različite poslove i jer razmišljaju na različit način. Kad sustavi postanu preveliki, i kad sadržavaju informacije koje potiču od nekoliko osoba, to postaje veliki problem.
• Ljudi dupliraju dokumente umjesto da ih kopiraju u sustave za pohranjivanje - u svoj pretinac za elektronsku poštu, na lokalni disk, mrežni uređaj ili na USB memorijski uređaj; tada je teško zapamtiti koja verzija je najnovija.

Rješenje je odustati od hijerarhijske strukture u obliku stabla i umjesto toga postavljamo vam samo dva pitanja:

• O kakvoj vrsti dokumenta je riječ?
• Kakve oznake biste željeli stavljati na svoje dokumente kako biste ih identificirali?

Na primjer, ako želite da arhivirate ugovor, možete ga označiti izravno sa zaslona višenamjenskog uređaja prije nego što ga arhivirate u Therefore sustav za upravljanje dokumentima. Na sličan način, dokumente možete označiti praktično sa svake aplikacije.

Zbog postojanja oznaka nema potrebe za bilo kakvom hijerarhijskom strukturom, a budući da svatko tko ima pravo pristupa može pretraživati dokument iz središnje pohrane, nema potrebe za dupliranjem dokumenata. Sad imate samo jedno mjesto za pohranjivanje, pretraživanje, distribuciju i osiguravanje dokumenata.

U suštini, u tome je ljepota sustava za upravljanje dokumentima, ali to je tek nagovještaj njegovih mogućnosti. On omogućuje i

• Proces rada s dokumentima
• Arhiviranje elektronske pošte
• Paketno skeniranje
• Sigurnost dokumenata
• Automatsko prikupljanje izlaznih dokumenata iz informacijskih sustava.

Pohranjivanje na sigurnom mediju u slučaju otkazivanja sustava