Značajke Therefore™ softvera

Radni proces

Kad komad papira putuje kroz ured, tko odlučuje kojim putem će ići, koliko taj proces traje, i koji zadaci se obavljaju? Često je teško saznati gdje se nalazi originalni dokument i kakve su posljedice kad se zadrži negdje tijekom tog procesa. Therefore™ Integrated Workflow pomaže vam da kontrolirate svu tu promjenljivost, i omogućava optimiziranje radnih procesa u tvrtki.

To ne samo da štedi vrijeme i novac, nego i doprinosi povećanju sigurnosti i transparentnosti procesa. Therefore™ Business Edition obuhvaća funkcionalnost radnog procesa i vizualni prikaz radnog procesa pomoću prevlačenja mišem, što pojednostavljuje konfiguriranje i prilagođavanje.

Čuvanje dokumenata

Jedan od glavnih inicijatora promjena u načinu upravljanja dokumentima je usklađenost s propisima i potreba organizacija da usvoje jasnu politiku čuvanja dokumenata. Nezakonito uništavanje dokumenata može dovesti do kazni u građanskim i krivičnim parnicama. S druge strane, u zakonima o zaštiti podataka navedeno je da neke osobne podatke treba uništiti poslije korištenja. Therefore™ omogućava trajno uklanjanje dokumenata poslije određenog perioda čuvanja, kao i brisanje starih verzija dokumenata sa servera. Sigurnost

Kontrola pristupa

Pristup Therefore™ sustavu i dokumentima je u potpunosti kontroliran, pomoću triju sigurnosnih razina.

1. Glavni pristup rješenju je putem Microsoft® Windows sustava aktivnih direktorija. Taj sustav kontrolira pristupe korisnika dokumentima i memoriji, i nema potrebe za drugim korisničkim imenom i zaporkom. On olakšava i izvršenje IT zadataka jer se prava pristupa mogu dodijeliti i pojedincu i grupi korisnika.

2. Therefore™ sigurnosne značajke omogućavaju administratoru da ukloni neke opcije za određene grupe korisnika. To se obično koristi kako korisnici ne bi komentirali ili ispisivali dokumente.

3. Rights server je ugrađena opcija koja omogućava upotrebu vanjske tablice. Najvažnija primjena tog servera je za omogućavanje promjenljive razine pristupa u okviru grupe. Taj sustav najprije koristi tablicu aktivnih direktorija i zatim omogućava administratoru da odobri pristup određenoj datoteci ili dokumentu, koji u normalnim okolnostima ne bi bio dozvoljen.

Digitalni potpisi

Sadržaj i porijeklo dokumenta može jamčiti samo pohrana zaštićena od falsificiranja. Digitalni potpis, koji se nalazi na svakom dokumentu u Therefore™ serveru, jamči autentičnost svih informacija. Tijekom postupka pronalaženja svakog dokumenta, Therefore™ server verificira taj potpis kako bi korisnik zajamčeno primio vjerodostojnu informaciju.

Arhiviranje elektronske pošte

Sa Therefore™ softverom svi ispisani primjerci, elektronski dokumenti i elektronska pošta koja se odnosi na određeni posao ili projekt, mogu se pohraniti i arhivirati u strukturiranom formatu. To znači da je sva elektronska korespondencija dostupna za pristup i pregled, zajedno s dokumentima i pripadajućom korespondencijom o bilo kojoj temi. To je posebno korisno, jer memorirani dokument često ispriča samo polovinu priče. Druga polovina pojavljuje se iz cjelokupne korespondencije koja prati taj dokument.

Krajnji korisnici ne vide razliku u svom Outlook® korisničkom sučelju, ali nikad im neće ponestati kapaciteta.